En colaboración con Wingu, en esta serie descubrirás herramientas gratuitas y recetas paso a paso para sacar el máximo provecho de la tecnología en favor de la misión de tu organización.
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En nuestras organizaciones, se añaden tareas nuevas todos los días. Cada proyecto tiene una cantidad de tiempo limitada para ser realizado, y nuestra lista de objetivos y tareas siempre es más grande que el tiempo con el que contamos para poder ejecutarlas. Entonces…. ¿Cómo organizar nuestros proyectos? ¿Cómo utilizar efectivamente nuestro tiempo?
La solución se basa en encontrar un sistema que nos permita utilizar el tiempo de manera efectiva y creativa, pero ¡sin volvernos locos! Para ello les presentamos a nuestras queridas amigas: las metodologías ágiles.
Las metodologías ágiles pueden cambiar nuestros proyectos: con tan solo un poco de organización ágil, un tiempo de crisis puede convertirse en ideas y respuestas claras efectivas y de calidad. Pero, ¿cómo usar nuestro tiempo para crear un proyecto de calidad en donde no agotemos toda nuestra energía y tiempo, y nos permita seguir adelante con el resto de nuestras tareas?
Para empezar debemos definir las metas de nuestro proyecto, tener una lista clara de objetivos y priorizar los aspectos según las capacidades de nuestro equipo. Esto nos permite recopilar, procesar, y organizar todas las cosas que estamos haciendo, las incompletas y las que faltan, permitiéndonos vaciar nuestra mente de lo que no estamos haciendo y así atender y trabajar efectivamente sin dudas y preocupaciones. Nuestras mentes están preparadas para crear y diseñar ideas, no para guardar tareas pendientes. Por eso es necesario definir y aclarar las tareas, entender los compromisos que requiere cada cosa y, por sobre todas las cosas, organizarlas.
Para que podamos organizarlas, es necesario definir las tareas urgentes/importantes. Una tarea es urgente si exige una acción inmediata, pero sólo es importante si contribuye al logro de los objetivos. Es posible que las cuestiones urgentes no sean importantes, o bien, que las cosas importantes no sean urgentes, debemos entonces definir lo que es cada cosa. Todo este proceso nos permitirá manejar eficazmente nuestro tiempo y, tal como decía Shunryu Suzuki, “Si tu mente está vacía, está siempre preparada para lo que sea; está abierta a todo”.
La idea central de las metodologías ágiles es dividir nuestro proyecto en sprints (períodos cortos de trabajo), que nos permitan al final de cada período entregar un avance de nuestras tareas, buscando el equilibrio. Con cada sprint, buscamos resolver las ineficiencias y pequeños problemas que van surgiendo a medida que desarrollamos nuestro proyecto.
Otro punto clave es la comunicación. Necesitamos estar en permanente comunicación con nuestro equipo.Todos los miembros deben saber lo que pasa en cada aspecto del proyecto para trabajar juntos efectivamente. Si hay dudas en alguna parte del proyecto, solo podemos resolverlos y encontrarlos si estamos en comunicación continua. Con este sistema obtendremos la flexibilidad de las capacidades del equipo que nos permitirá lograr eficaz y efectivamente los objetivos de nuestro proyecto.
El secreto de manejar nuestro trabajo es definir nuestras tareas de cada día. En un sistema de cambios, lo que es importante y urgente un día no será urgente otro día. Entonces, es necesario empezar nuestro día con una lista de tareas. Si usamos estas ideas, vamos a lograr tener la mente vacía y gestionar así un mejor flujo de trabajo.
Herramientas y consejos útiles para aplicar metodologías ágiles:
Kanban 1
Siempre nos es más fácil entender el trabajo cuando podemos visualizarlo. Kanban es un sistema que muestra el flujo de trabajo como una Tabla de Tareas. Cada columna de la tabla define una etapa de progreso, en cada etapa agregamos las tareas y sus responsables a través de post it. Luego priorizamos la lista de post-it, asegurándonos de limitar el número de tareas por columnas para gestionar el ritmo del trabajo. Cuando una tarea está terminada, pasa a la última columna del Kanban durante el proyecto para visualizar lo que hemos hecho. De esta forma podemos visualizar todas las tareas para nuestros proyectos y también sentir en equipo el orgullo de todo el trabajo realizado.
Gráfica de tareas
Cómo organizar la información en Post-it:
Reuniones Rápidas
La comunicación continua es el corazón de la gestión en una organización. Para facilitarla, podemos armar reuniones muy cortas en la que todos los miembros del equipo presenten el estado de su trabajo. Así, el flujo de trabajo será más rápido. Cada reunión reenfoca las prioridades del equipo para usar el tiempo efectivamente.
Algún Día/Tal Vez
Algo más que nos puede ayudar es una lista de Algún Día/Tal Vez. De esta forma, podemos recordar lo que necesitamos hacer ahora, lo que nos gustaría hacer, y cosas que queremos tener en nuestro radar. Si hay algo en nuestra bandeja de tareas que no requiere ninguna acción pero tiene valor, podemos dejarlo en la lista de Algún Día/Tal Vez o guardarlo en una lista de referencias. Las listas son nuestras mejores amigas.
Leer, Leer, Leer
El trabajo es una mezcla entre la gestión de la organización y la autogestión. Si quieren aprender más sobre estos temas les recomendamos dos libros de David Allen: “Organízate con Eficacia” y “Haz que Funcione”. En ellos encontrarán otros sitios de interés como Facile Things, o Think Wasabi. Allí se comparten ideas de gestión y herramientas.
Y si estás interesad@ en conocer técnicas concretas para implementar estas ideas y conocer más sobre gestión ágil, súmate a la Capacitación Online Gratuita del próximo Martes 23 de Septiembre 2014: “Gestión de Metodologías Innovadoras en tu ONG”.
