Las reuniones son espacios necesarios en donde se intercambian ideas, se actualizan estados de proyectos y se mantienen relaciones de confianza con nuestros compañeros de trabajo. Sin embargo, no siempre las aprovechamos como podríamos. ¿Qué aspectos deberíamos considerar cambiar para sacarle un mejor provecho a nuestras reuniones de trabajo?
Si en tus reuniones…
- Mantienes a la misma persona liderando… considera generar un espacio abierto. Escuchar voces nuevas mejora la atención de tu equipo de trabajo y envía un mensaje claro sobre el tipo de organización con la que están colaborando. Si permites que tus colaboradores puedan liderar e intercambiar roles, envías un mensaje de horizontalidad donde todos tienen las mismas posibilidades para facilitar reuniones. Además, es una excelente manera de entrenar a tu equipo con nuevas habilidades de comunicación.
- No cuentan con una estructura… aprende a organizar tus reuniones. Si no existe una agenda de los temas a tratar es más factible que no se llegue a ningún lado, se desaproveche el tiempo estipulado para la reunión y cause irritación entre los miembros de tu equipo. No solo es bueno sino que es indispensable contar con una agenda que especifique los puntos a tratar y su tiempo de discusión, así tu equipo puede ir mejor preparado, aportar a la discusión y no perder el interés en reuniones importantes.
- No se pide retroalimentación… preocúpate por conocer el punto de vista de tu equipo. No existe una manera en que podemos mejorar si no aprendemos a escuchar la opinión de otros. Puedes hacer uso de encuestas u otro tipo de métricas que te permitan conocer de qué manera las reuniones han sido útiles para tu equipo de trabajo y de qué forma pueden mejorarse.
- No se da seguimiento a las decisiones tomadas… cerciórate de llevar un mejor control. Si después de una reunión no se da continuidad a los proyectos o decisiones preestablecidas se pierde el trabajo de las reuniones, lo que se ha logrado determinar y el compromiso de cada miembro ante las tareas asignadas. Las reuniones deben ser espacios de exploración pero también momentos en los que se defina el caminar de la organización.
- No se sintetiza las conclusiones al final de cada reunión = recapitula los puntos más importantes. Las ideas, acuerdos, tareas pendientes y puntos de conversación para futuras reuniones son importantes recalcar al final de cada encuentro para que nada quede en el aire. Este ejercicio ayuda a recalcar los puntos tratados, lo que queda pendiente y el seguimiento necesario.
¿Qué otra recomendación agregarías a la lista?
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