Tendemos a prestar poca atención a las importantes diferencias entre la efectividad y productividad, sobre todo cuando contamos con poco tiempo y recursos. Leyendo sobre el tema, encontré este interesante artículo que nos habla de las diferencias claves entre los dos conceptos y la importancia de no solo ser productivos, sino también eficaces.

Entonces, ¿qué significa ser eficaz y ser productivo?, ¿acaso son lo mismo? Si bien son conceptos muy parecidos, no son lo mismo. La productividad es el conjunto de tareas que realizamos y el tiempo que utilizamos en llevarlas a cabo. Una persona productiva realiza su labor independientemente de los obstáculos que se presentan. Por otra parte, cuando hablamos de ser eficaces, nos referimos a hacer las cosas lo mejor posible. No basta con solo hacerlas, sino hacerlas bien. Es por ello que las personas eficaces consideran los objetivos a largo plazo y realizan las tareas que saben producirán los mejores resultados. En otras palabras, las personas efectivas le dan prioridad a lo más importante.

Ser una persona efectiva significa entender qué es prioridad, qué es urgente y qué puede ser urgente e importante al mismo tiempo. Identificar lo que es prioridad es clave para invertir tiempo productivo en ello. Por ello, tanto la productividad como la eficacia deben ir de la mano.

Claves para ser eficaz y productivo al mismo tiempo

1. Haz una lista de tareas diarias puntuales – sé preciso, seguro tienes muchas cosas que tienes que hacer, pero para sacar el mayor provecho de tu tiempo y que la calidad de tu trabajo sea mejor, concéntrate en lo que es importante y urgente primero. Una buena lista diaria no debería tener más de cinco tareas principales.
2. Divide tareas grandes en tareas más pequeñas y delega prioridades – una buena manera de cerciorarse de no dejar de lado aquello que es importante es dividiendo tus tareas diarias, delegar parte de tu tiempo a completar una tarea más grande te ayudará a estructurar, planificar y ejecutar mejor, además te ayudará a que no dejes de lado proyectos a largo plazo.
3. Lleva un registro del tiempo – tanto del tiempo que utilizas en cada tarea como el tiempo que deberías utilizar en cada una de tus labores diarias, esto te permitirá darte cuenta qué tareas merecen más atención que otras y si estás utilizando tu tiempo de manera productiva.
4. Diferencia lo urgente de lo importante – muchas tareas en tu organización pueden ser urgentes pero no importantes, asegúrate de darle prioridad a lo importante, por ejemplo, que un compañero de trabajo te envíe un correo electrónico puede ser urgente pero no importante, si en el momento estás respondiendo un correo o comunicación con un voluntario o un donante que necesitan algo en especial.
5. Toma pequeños descansos – importantes estudios han determinado que para lograr una mejor concentración cuando se está trabajando en proyectos largos, es bueno tomar pequeños descansos, en especial cuando se trabaja en diferentes cosas a la vez. Relaja tu mente por pequeños periodos, será beneficioso para tu salud y desempeño.
6. Delega tareas – no olvides que no trabajas solo. Otras personas en tu equipo tienen habilidades importantes que pueden servir al propósito de la organización, tómalos en cuenta. No solo te ayudará a manejar mejor tu tiempo sino que tu equipo se sentirá parte fundamental, además de aprovechar los talentos de otros.

Ser productivo y ser efectivo son características importantes que deberíamos integrar en nuestro trabajo diario, solo así nos aseguraremos de dar lo mejor de nosotros para lograr los objetivos planteados de la manera más equilibrada. ¿Cómo organizas tu tiempo y tareas diarias? 

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