¿Qué tienen en común un voluntario en China y una organización en Perú?: sus intenciones y acciones encaminadas al cambio social. Como este ejemplo existen muchos. No importa donde estés físicamente, lo importante es dónde está tu corazón y compromiso.
Como organizaciones sociales tenemos un gran reto, y no es solo atraer el talento para generar impacto, sino utilizar las herramientas digitales tanto para encontrarlo, como para transformar intenciones en acción a pesar de la distancia. La tecnología nos abre un camino de posibilidades y depende de nosotros sacarle su máximo provecho.
1) SÉ CLARO CON LO QUE NECESITAS
Primero responde esta pregunta: ¿las tareas con las que necesitas ayuda se pueden realizar de forma virtual? Si la respuesta es afirmativa. Entonces por escrito empieza a enumerar de qué se tratan dichas tareas, cuánto tiempo el voluntario necesita comprometerse, y demás información que cualquier persona interesada pueda necesitar para estar seguro(a) de si califica o no. Dependiendo de a quién estés buscando y de las tareas, puedes utilizar un medio para publicar. En Idealist, puedes hacerlo sin costo, ya somos más de 150.000 organizaciones a nivel mundial y casi 3 millones de usuarios buscando oportunidades con impacto social.
2) ESTABLECE COMPROMISOS
Una vez ya tengas la persona o personas que van a ofrecer su tiempo de forma virtual, es importante que establezcas a lo que se comprometen cada una de las partes. Aquello que es responsabilidad del voluntario y lo que él o ella debe esperar de la organización. Es ideal que esta información no se quede en modo verbal. En lo posible, escribe un documento que especifique las responsabilidades individuales y mutuas. Puedes utilizar estos programas digitales para la firma de documentos: Xolido, ClickSign, Sinadura, Microsoft Office. Aunque no es obligatorio, se recomienda hacer este ejercicio, sobre todo en situaciones en las que no puedes entablar conversaciones cara a cara. Es un ejercicio simbólico que tiene una gran trascendencia, puesto que ayuda a que el compromiso sea más fuerte, al establecer patrones mucho más formales.
3) DISEŃA UN CRONOGRAMA
Aunque las tareas y los tiempos puedan cambiar, es importante contar con un cronograma tentativo, que aunque sea flexible su modificación, indique las tareas y los plazos que se deben tener en cuenta. En lo posible, establece qué tiempos se pueden cambiar y cuáles no. Así el voluntario puede manejar su tiempo mejor, prestando atención primero a lo más importante. Estos son algunos modelos que ofrece Microsoft.
4) ESTABLECE CANALES DE COMUNICACIÓN
Al tratarse de una oportunidad virtual, la manera en que te comunicas con tus voluntarios es de gran valor e importancia. Los canales de comunicación deben ser tan claros como la frecuencia en la que se utilizarán. Al establecer los que sean más apropiados tanto para el voluntario como para la organización, no olvides elegir un día/hora/fecha concreta para dar cuenta del trabajo que se va realizado, así como otros canales que se pueden utilizar en caso de que algo surja a último momento, puede ser un teléfono fijo, una cuenta social, una cuenta de Skype o cualquier otro medio que sea apropiado.
5) UTILIZA HERRAMIENTAS DIGITALES DE COLABORACIÓN EN LÍNEA
Hoy en día la tecnología no solo nos permite comunicarnos en tiempo exacto, sino también trabajar en grupo digitalmente. Existen herramientas que se han creado con tal propósito, y que facilitan el intercambio de información. Es el caso de Google Docs, el cual te permite crear documentos, bases de datos, presentaciones, encuestas, además de otros formatos que permiten trabajar en simultáneo, compartir comentarios y ver las contribuciones individuales de quienes tienen acceso. También existen otras herramientas como es el caso de Trello, un panel digital utilizado para una variedad de tareas, entre ellas, la visualización de tareas pendientes y en curso, además del almacenamiento de nuevas ideas. Otra opción es TeamWeek, una herramienta digital para la gestión de proyectos.
6) EVALUACIONES CONSTANTES
Además de la constante comunicación y la claridad que debe existir en cualquier tipo de voluntariado y sobre todo en un voluntariado que se desarrolla a distancia, debe existir un mecanismo de análisis del trabajo desempeñado. Se recomienda que estos procesos se desarrollen de manera constante por periodos de tiempo establecidos, dependiendo de las tareas a desempeñar, el cargo de responsabilidad y la disponibilidad de tiempo que se haya predeterminado desde el comienzo.
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