¿Eres un Idealista y quieres organizar un evento para un #IdealistDay? Si es así, seguramente te has preguntado cómo es que puedes llamar la atención de otros idealistas a los que les pueda interesar asistir a tu encuentro, especialmente si no lo has hecho antes. ¿Y cuáles son los aspectos más importantes para crear un evento en un día como éste?. Es por ello que aquí te compartimos una lista de lo que debes tener en cuenta para empezar a planificar y gestionar:

• Empieza planificando desde ya. Aunque seas solo tú u otro amigo más, empieza tan pronto te sea posible para que se convierta en uno de tus hábitos. Puedes utilizar herramientas digitales como Facebook o Whatsapp para mantenerte conectado(a) con tu grupo de Idealistas.

• Define los objetivos de los participantes. Para que en una reunión se obtengan resultados es imprescindible tener claro para qué se realiza y qué tareas debe desempeñar cada persona. Piensa en las personas que llegarán a tu evento, por qué llegaron, qué esperan y cómo ellos y ellas buscan conectar con otros. Está bien probar, así es como se empieza a saber lo que funciona o no.

• Ten en cuenta los objetivos de tu equipo. A medida que planifiques, piensa también en los objetivos de tu equipo (en caso de que ya lo tengas) y el potencial de tus participantes. ¿Quieres atraer a nuevos idealistas o motivar al grupo que ya tienes conformado, o algo más? Tus metas pueden cambiar de evento a evento, por lo que debes analizarlas constantemente.

• Planifica qué viene después. Después que hables con los integrantes de tu grupo por internet o en persona sobre el próximo #IdealistDay, haz una lista de las cosas que se deben hacer y compártela con tu equipo para designar quién hace qué. Da tiempo suficiente para revisar el progreso de tu grupo y las tareas seleccionadas.

• Busca una ubicación/lugar para tu encuentro. Piensa en las personas u organizaciones que ya conoces y que pueden ofrecerte un espacio libre. Ten en cuenta que organizar un evento/encuentro para un #IdealistDay te da legitimidad ya que Idealist es una organización legalmente constituida y ampliamente conocida en Estados Unidos. También ten en cuenta que dependiendo del evento, existen lugares públicos que permitan este tipo de reuniones, algunos ejemplos pueden ser, cafés, plazas, parques, etc.

• Mantén a tu equipo motivado. A diferencia de un trabajo pago, este tipo de propuesta busca generar un impacto positivo de manera autónoma y voluntaria. Ten en cuenta que es más fácil que las personas se mantengan motivadas cuando tienen cosas que hacer, y cuando su esfuerzo es valorado y contribuye al éxito del evento. Si has sido voluntario en el pasado, piensa en las cosas que te gustaron y cuáles no tanto de tu experiencia, luego intenta replicar esos elementos (o no), con tu equipo.

• Pasa la voz. Cuando se trata de promover tu evento, toma decisiones tan pronto como te sea posible, quién/es deseas contactar y cómo, etc. Puedes utilizar canales como Facebook e Instagram, así como boletines de noticias, aunque sin duda, pasar la voz boca a boca también tiene un gran poder de retención. Pero ¡ojo!, no te olvides de sumar tu evento al Directorio de Idealist, cientos de personas visitan nuestra plataforma a diario, siendo uno de los canales más importantes de difusión.

• Crea una agenda. Planea la manera en que se llevarán a cabo las tareas e ideas que surgieron durante la fase de planificación. Por ejemplo, abrir el evento con una actividad, dejar espacio a los asistentes para hacer networking, etc. Desarrolla una agenda que especifique los tiempos determinados para cada parte del evento, por ejemplo la introducción de los participantes, la dinámica que se utilizará y los roles propuestos, además de los elementos externos que ayudarán a llevar el encuentro en orden, como un reloj, un monitor de tiempo, etc.

• Habla con tus asistentes luego del evento. Comunícate con los participantes y con aquellos/as que no pudieron asistir, utilizando los mismos canales que utilizaste para promocionar el evento. Comparte fotos utilizando el hashtag/mención #IdealistDays, los pasos a seguir y cualquier otra cosa que desees/n compartir.

Los consejos compartidos hacen parte de de las tácticas y herramientas escritas por Emily Hashimoto, Directora de Relaciones de Usuarios para Idealist.

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