El voluntariado es un acto solidario que mueve cientos y miles de organizaciones alrededor del mundo. Sin embargo, no todas se toman el tiempo para sentar una base sólida que les permita no solo sacar lo mejor de sus programas y convocatorias, sino hacer que estas contribuyan al alcance de su misión, y les ayude a ser percibidas como organizaciones auténticas, organizadas y de alto impacto.

Así como las organizaciones necesitamos ayuda, los voluntarios también. Ya sea que quieran sentirse útiles socialmente, deseen aprender cosas nuevas o busquen experiencia profesional, ellos y ellas también tienen expectativas. Es así como trabajar con voluntarios no debe llevarse a la ligera, es conveniente contar con un plan de acción y una estructura de objetivos, expectativas, tareas y métricas de planeación y evaluación.

Antes de pensar en convocar voluntarios o crear programas de voluntariado dentro de tu organización, hazte estas preguntas clave:

1. ¿Por qué tu organización quiere voluntarios?
2. ¿Han tenido voluntarios anteriormente?, si así es, ¿qué y qué no funcionó?
3. ¿Qué características debe tener tu voluntario ideal?
4. ¿Qué quieres lograr con la ayuda de tus voluntarios?
5. ¿Cómo crees que un programa de voluntariado ayudará a la realización de tu misión y objetivos?
6. ¿Tienes a una o más personas (dependiendo el volumen de voluntarios) encargada de guiar/introducir/dar reconocimiento y evaluar el desempeño de los voluntarios?
7. ¿Tienes claro el tipo de tareas que realizará el voluntario y como contribuirán a alcanzar los objetivos planteados?

Si la respuesta a la mayoría de las preguntas es Sí, da el siguiente paso. De lo contrario, vale la pena parar y reflexionar qué nos falta. Crear un programa o convocar voluntarios sin contar con una estructura puede, entre otras cosas:

• Perjudicar la imagen de la organización – serás vista como organización desorganizada, que no tiene claro lo que quiere ni cómo establecer objetivos.
• Pierdes talento – si no conoces qué quieres sacar de tus voluntarios, no podrás sacar lo mejor de ellos.
• Pierdes colaboración a largo plazo – aunque encuentres voluntarios, es muy posible que pierdas su colaboración e interés rápidamente ya que sus expectativas no serán cumplidas a cabalidad.
• Se dificulta el logro de los objetivos – quizás logras alcanzar tareas o culminar ciertas actividades pero no objetivos claros y a largo plazo.
• Pierdes oportunidades de avance – sin medir es muy difícil mejorar, jamás podrás conocer realmente el impacto y alcance de tus voluntarios, así como las fortalezas y debilidades de tu organización.
• Te vuelves una organización reactiva – planificar te ayuda a prevenir posibles problemas, analizar tu desempeño te ayuda a mejorar. Sin planificar y evaluar empiezas a reaccionar a los problemas a medida que se dan y no aprendes a prevenirlos.

Son muchas las razones que como organización deben llevarte a plantearte si realmente necesitas convocar voluntarios.  Si no necesitas voluntarios de manera recurrente pero aún necesitas ayudas puntuales, déjales saber que es un ayuda puntual y empieza creando una base de datos. Existen tareas que aunque pequeñas te ayudarán a que cuando necesites desarrollar un plan sea más fácil empezar.

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